Upravljanje vremenom

posted in: Motivacija | 0

Upravljanje vremenom (Time management) je veoma važna veština u 21. veku gde je vreme ograničeni resurs, a broj obaveza i zadataka se povećava sa svakom novom generacijom.

Upravljanje vremenom su svest i znanje o tome koje su naše vrednosti i ciljevi u životu i optimalno korišćenje vremena u cilju ostvarenja tih vrednosti i ciljeva. O vrednostima i ciljevima čitajte u članku Ciljevi.

Važno je razumeti da mi ne upravljamo vremenom, već NAMA U VREMENU.

Ovo su indikatori lošeg upravljanja vremenom:

  1. konstantna jurnjava i žurba
  2. kašnjenje
  3. niska produktivnost
  4. nestrpljenje i impulsivnost
  5. teškoće u postavljanju i ostvarivanju ciljeva
  6. prokrastinacija

Verovatno ćete se u nekim od ovih indikatora i prepoznati.

Uzroci lošeg upravljanja vremenom mogu biti i karakteristike same osobe i nedostatak veština. U karakteristike same osobe spada:

  1. Perfekcionizam
  2. Neasertivnost
  3. Lenjost
  4. Umor
  5. Nemotivisanost

a u nedostatak veština:

  1. Neorganizovanost
  2. Curenje vremena

Veštine upravljanja vremenom podrazumevaju sledeće:

  1. Jasno postaviti vrednosti i ciljeve

– vrednosti su unutrašnji pokretači, ono što nam je u životu važno (posao, porodica, partnerski odnos, duhovnost, obrazovanje…)

– ciljevi su ishodi koje želimo da ostvarimo u nekom vremenskom period i uvek su u funciji vrednosti. O tome više čitajte u članku Ciljevi.

Sledeće praktične smernice će vam pomoći da istrajete na putu ka ostvarenju cilja:

  1. UVEK PLANIRAJTE

Planiranje je priprema za ostvarivanje ciljeva.

Planiranje uvek treba da bude pismeno, jer napisani plan:

  • ima bolju preglednost
  • jača motivaciju (nije isto razmišljati o nečemu i to isto napisati. Napisano uvek više obavezuje. Probajte!)
  • povećava istrajnost (upravo zato što obavezuje!)
  • omogućava da merite učinak

Na kraju dana treba uporediti planirano i ostvareno, proveriti šta se prenosi u naredni dan i napraviti plan za sutrašnji dan.

Zapamtite da se plan uvek može promeniti, ali samo onda kad imamo plan!

  1. MONITORING KAKO PROVODIMO VREME

Često ne postoji svest o tome kako realno provodimo vreme. Najbolje je raditi u realnom vremenu, ako je neizvodljivo može i na kraju dana. Napravite tabelu sličnu ovoj i zapisujte svoje aktivnosti u toku najmanje jedne nedelje. Izaberite nedelju koja je tipična za vaš život, ne raspust ili  godišnji odmor.

Očekujem da vas rezultati neprijatno iznenade. Jedna moja klijentkinja, studentkinja, koja je tvrdila da uči od deset do dvanaest sati dnevno je posle sedmodnevnog monitoringa utvrdila da je u proseku učila oko pola sata dnevno. Kratko dnevno učenje u kombinaciji sa loše postavljenim ciljem (učenje za sedam ispita po roku) je dalo kao rezultat dugogodišnji akademski zastoj.

DATUM
VREME AKTIVNOST NAPOMENA
06:00-07:00
07:00-08:00
08:00-09:00
09:00-10:00
10:00-11:00
11:00-12:00
12:00-13:00
13:00-14:00
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
18:00-19:00
19:00-20:00
20:00-21:00
21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-24:00
00:00-01:00
01:00-02:00
02:00-03:00
03:00-04:00
04:00-05:00

 

  1. ODREDITI PRIORITETE

Iako se mnogim mojim klijentima čini da je sve što rade hitno i bitno, u realnosti nije tako. Svi zadaci se dele po hitnosti i važnosti:

 Zadaci tipa A (hitni i bitni): treba da čine najmanje 85% radnog vremena, bez obzira da li imate posao ili učite

 Zadaci tipa B ( nisu hitni, ali jesu bitni): čine 15% radnog vremena, odnose se na planiranja i usavršavanja. To je zapravo ulaganje u budućnost.

Zadaci tipa C (hitni, ali nisu bitni): molbe drugih ili obaveze koje sami kreiramo da bi izbegli neku važnu, ali neprijatnu aktivnost. Zadatke iz ove grupe treba ili delegirati ili ne raditi.

Kanta za otpatke (ni hitni, ni bitni): internet (kradljivci vremena). Ne raditi!

Screen Shot 2016-02-16 at 7.45.45 PM

Uvek treba napraviti TO DO LISTU i zadatke sa liste podeliti u ove četiri grupe:

  • hitne i bitne aktivnosti obavljati odmah, bez odlaganja (zadaci tipa A)
  • bitne, ali manje hitne aktivnosti odložiti (zadaci tipa B)
  • hitne i nebitne aktivnosti delegirati ili odložiti (zadaci tipa C). Jedna moja klijentkinja, studentkinja, je pred svaki početak učenja sređivala sobu i radila je to svakoga dana. To joj je oduzimalo dosta vremena, jer je sređivanje sobe podrazumevalo i gotovo svakodnevno pranje zavesa i prozora. Objašnjavala je to time da ne može da podnese da uči u neurednoj sobi. Problem je zapravo bila neizdrž vezana za učenje koju je odlagala kućnim poslovima. Na kraju joj je malo vremena za učenje i preostajalo i rezultati su bili lošiji nego što je želela.
  • ni hitne ni bitne zadatke ne raditi, odupreti se

Kada god je to moguće zadatke treba GRUPISATI. Iznenadićete se koliko vremena se tako uštedi.

  • Primer: Osoba E rukovodi manjim sektorom u velikom javnom preduzeću. Svakodnevno održava sastanke sa svojim podredjenima, sa svakim pojedinačno, na koje troši oko 3 sata. Problemi na koje nailaze podredjeni su vrlo slični, te je i savetodavni rad osobe E sa svakim podredjenim isti ili vrlo sličan. Bilo bi bolje da sastanci budu grupni, da svi saradnici podnesu izveštaj na početku i da se problemi koji su slični rešavaju kao jedan. Tako bi osoba E štedela vreme, ne bi ostajala prekovremeno i mogla da se posveti i drugim bitnim poslovima koje zbog prezauzetosti odlaže.

 

Za one koji rade korisno je da znaju da postoji i tkz. upravljanje stolom:

  1. Zadaci tipa A-u neposrednoj blizini
  2. Zadaci tipa B-nadohvat ruke
  3. Zadaci tipa C-daleko od nas, morate ustati da bi ih dohvatili

4. Usavršiti interpersonalne veštine

Iznenadićete se koliko ćete vremena štedeti kada budete asertivniji.

Oni koji su pasivni, kojima je teško da kažu NE, znaju koliko iz tog razloga povećavaju broj hitnih, a nebitnih poslova.

R. pisala seminarski rad koji je trebalo do ponoći poslati mejlom profesoru. Isplanirala je vreme tako da do 23 sata završi sa svim ispravkama i pošalje konačnu verziju. Oko 20 sati je pozvala prijateljica koja je imala isti zadatak i zamolila je da pogleda njen seminarski i ispravi greške. Odgovorila je da može tek kada završi svoj posao, ali da ne očekuje da će to biti pre 23 sata. Prijateljica joj je odgovorila da je to “Samo pet minuta”, a ona ne može da čeka do tada, jer hoće da izađe i neće stići da pošalje mejl na vreme. Koliko puta se vama ovako nešto desilo? Koliko puta su drugi ljudi prebacivali svoje poslove na vas, jer je to samo pet minuta, vi bolje znate, vama je to lako, vi ste dušica i srce kojima će oni da se oduže? R. je posle tri odlučna NE, oko 21 sat isključila telefon i prestala da odgovara na poruke i mejlove. Kada je završila svoj posao pogledala je prijateljičin seminarski i ispravila ono što je smatrala da treba. Na kraju, ta tri sata, od 20 do 23 sata su joj teže pala od pisanja samog seminarskog koji je trajao mesec dana. Reći NE često može da i da olakša život i da oteža život.

Za one koji reaguju agresivno važi isto. Mnogo vremena se troši na bes, a potom na osećanje krivice što smo sebi dozvolili besni ispad.

O komunikaciji i usvajanju interpersonalnih veština koje nam olakšavaju i ulepšavaju život više ću govoriti u člancima vezanim za oblast Komunikacija.

5. Upravljanje emocijama

Često smo svesni ciljeva i prioriteta, znamo šta su nam kradljivci vremena, ali i dalje se isto ponašamo. Tada govorimo o emocionalnim blokadama.